La fatturazione elettronica sta diventando obbligatoria per le transazioni business-to-business (B2B) in tutta Europa. Paesi come Francia, Germania e Belgio hanno già un calendario definito per l'implementazione delle e-fatture. E la Spagna è anche nella fase di implementazione di questa trasformazione digitale. Ovviamente, le nuove normative fiscali includono anche la fatturazione elettronica nel canale HORECA.
Sebbene si parli molto dei vantaggi della fatturazione elettronica per ridurre la frode fiscale e migliorare l'accuratezza dei dati fiscali segnalati alle autorità, ci sono anche molteplici vantaggi per le aziende stesse.
La digitalizzazione del back-office e del flusso della catena di fornitura rappresenta un importante progresso per il canale HORECA, e può rivoluzionare il modo in cui le aziende si relazionano con i loro fornitori e viceversa.
In questo articolo spieghiamo come la fatturazione elettronica sarà implementata in Spagna e gli impatti positivi della digitalizzazione per le aziende della ristorazione e dell'ospitalità.
La Legge Crea y Crece in Spagna
La Legge 18/2022, nota come Legge Crea y Crece, mira a promuovere la crescita imprenditoriale in Spagna. Uno dei suoi mandati chiave è l'uso obbligatorio della fatturazione elettronica in tutte le transazioni B2B.
Questo non solo consente alle aziende di inviare e ricevere fatture più rapidamente, ma anche garantisce una connessione fluida tra loro. La digitalizzazione riduce i costi e migliora la trasparenza tra imprenditori e l'Agenzia delle Entrate.
La Legge Crea y Crece è stata pubblicata nella Gazzetta Ufficiale dello Stato il 29 settembre 2022 ed è entrata in vigore il 19 ottobre dello stesso anno. Tuttavia, l'obbligo di utilizzare la fatturazione elettronica nelle transazioni B2B dipende da un regolamento specifico ancora in attesa di approvazione definitiva.
Il Ministero dell'Economia ha diffuso una bozza del regolamento che sviluppa questo obbligo, ma la sua approvazione finale è ancora in corso. Secondo quanto stabilito nella legge, questi saranno i tempi di implementazione:
Aziende con fatturato > €8M:
- Fatturazione elettronica e segnalazione dello stato della fattura: 12 mesi dalla pubblicazione dell'Ordine Tecnico Ministeriale.
- Durante il primo anno di fatturazione elettronica obbligatoria, l'e-fattura deve essere accompagnata da un PDF, a meno che il destinatario non vi rinunci.
Aziende con fatturato < €8M:
- Fatturazione elettronica: 24 mesi dalla pubblicazione dell'Ordine Tecnico Ministeriale.
- Segnalazione dello stato della fattura: 36 mesi dalla pubblicazione dell'Ordine Tecnico Ministeriale.
Sebbene la pubblicazione dell'Ordine Tecnico Ministeriale sia il punto di partenza ufficiale per il computo dei tempi, le aziende possono ora iniziare a rivedere e adattare il modo in cui emettono e ricevono fatture. Questa legislazione può anche essere la porta d'accesso a una trasformazione digitale molto necessaria di tutti i compiti di back-office e come la loro efficienza influisce sulle operazioni di front-office.
Oltre all'implementazione della fatturazione elettronica, sarà anche obbligatorio l'uso di software di fatturazione certificato, o SIF (Sistema Informatico di Fatturazione). Un SIF supporta l'intero processo di fatturazione elettronica e può presentare automaticamente le fatture emesse all'amministrazione fiscale se integrato con Verifactu. Questa piattaforma consente la presentazione di fatture elettroniche e facilita la comunicazione con l'amministrazione fiscale.
Digitalizzazione del Back-Office
Le aziende del canale HORECA di solito lavorano con più fornitori e sistemi. Tuttavia, molti di loro affrontano ancora la sfida di integrare efficientemente il loro ERP e tutte le loro transazioni per soddisfare le loro esigenze. La digitalizzazione del back-office è la risposta all'automatizzazione dei compiti ancora eseguiti manualmente.
Ciò implica l'utilizzo di strumenti digitali e software per gestire cataloghi di fornitori, inventario, costi di ricette, emettere ordini, approvare i documenti di consegna e inviare fatture elettroniche a tutti i fornitori della catena di approvvigionamento.
Con la trasformazione digitale del back-office, le aziende possono beneficiare di tracciabilità di ordini, documenti di consegna e fatture, aumento dei profitti, riduzione del lavoro manuale e minimizzazione degli errori.
La gestione dei documenti cartacei può generare diverse inefficienze, come controversie sui documenti di consegna, lunghi cicli di pagamento e riscossione, discrepanze e rifiuto di fatture che influenzano il flusso di cassa e deteriorano le relazioni con i fornitori.
La digitalizzazione del back-office consente agli acquirenti e ai fornitori di automatizzare compiti quotidiani come la gestione degli acquisti e dell'inventario, lo scambio di ordini, i documenti di consegna elettronici e auto-documenti, l'emissione e la ricezione di fatture, l'automazione dell'elaborazione delle fatture, la riconciliazione e persino il pagamento. Questa trasformazione fornisce informazioni aggiornate in ogni momento, promuovendo una gestione più efficiente di prezzi, riferimenti ai prodotti, stock, merci ricevute e molto altro.
Trasformazione Digitale del Canale HORECA
La fatturazione elettronica, sempre più spinta dalle normative, si presenta come la pietra angolare di questa trasformazione digitale. Ma ancora prima dell'implementazione ufficiale della fatturazione elettronica nel canale HORECA, molte aziende hanno già scelto di digitalizzare il loro back-office e sfruttare l'efficienza che offre. In pratica, per una catena di ristoranti in Spagna questo significa poter aprire nuovi stabilimenti ed espandersi senza la necessità di ampliare il team amministrativo e elaborare automaticamente più di 10.000 fatture e diverse migliaia di ordini e documenti di consegna nel primo anno dopo la trasformazione digitale.
Per aiutare le aziende in questo processo, ci sono diversi fornitori di tecnologia specializzati nel settore dedicati all'automazione dei processi e che permettono alle aziende di concentrarsi su ciò che conta veramente.
Queste soluzioni non solo digitalizzano e centralizzano compiti come il controllo delle scorte, gli ordini, le finanze e la logistica in un unico posto, ma si integrano anche tra loro e con i sistemi di gestione, per creare un ecosistema di back-office che comunica perfettamente per aumentare l'efficienza.
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