Trovare fornitori affidabili e negoziare contratti di fornitura è una parte importante del processo, ma quella è la parte esterna del vostro ristorante. La vera magia risiede nel saper gestire le parti interne del processo e come gli acquisti fluiscono attraverso il vostro business.
In questo articolo vi spiego come ottimizzare la vostra gestione degli acquisti, i punti chiave che dovreste considerare, gli errori comuni e come la tecnologia sta cambiando il modo in cui li gestiamo.
Perché la Gestione degli Acquisti è Così Importante?
La gestione degli acquisti nei ristoranti non è semplicemente "comprare ingredienti". In realtà, è una funzione strategica che deve essere meticulosamente pianificata per consentire la crescita di un ristorante:
- Consiste nell'adattarsi alle fluttuazioni dei prezzi del mercato.
- Mantenere le operazioni funzionanti senza problemi, garantendo consegne puntuali.
- Implica bilanciare i budget con il flusso di cassa per evitare di rallentare la crescita.
L'efficacia degli acquisti influenza direttamente la redditività, la soddisfazione del cliente e la reputazione del vostro ristorante.
Comprendere la Gestione degli Acquisti
La gestione degli acquisti nei ristoranti è un processo continuo, ripetitivo che cambia costantemente.
Non è qualcosa che possiamo impostare e dimenticare perché varia con la domanda di prodotti, quindi non è neanche un compito isolato—è trasversale al business e a tutte le aree.
L'obiettivo è mantenere livelli ottimali di inventario senza eccessi né sprechi.
Non possiamo mai restare senza un ingrediente nel magazzino. Dovere dire a un cliente che non abbiamo un prodotto dopo che ha passato qualche minuto a decidere cosa ordinare distrugge completamente la sua esperienza e danneggia la nostra reputazione professionale.
Ma d'altro canto, accumulare inventario in eccesso comporta costi di opportunità, costi di stoccaggio e costi energetici.
Che siate un piccolo ristorante o una catena di stabilimenti, i consigli forniti qui si applicano a tutte le dimensioni e i modelli di business.
Ecco come spieghiamo come ottimizzare la vostra gestione degli acquisti per essere un processo che funziona efficientemente:
1. Acquistate Secondo la Vostra Domanda, Non Secondo le Offerte dei Fornitori
È essenziale mantenere quantità ottimali di stock, evitando sia l'eccesso che la scarsità di inventario.
Questo viene calcolato attraverso il consumo di materie prime, grazie alla combinazione dei dati storici di vendita e dei registri di inventario che conduciamo.
Mediante il monitoraggio delle scorte, attraverso quello che è noto come il metodo dell'inventario perpetuo, dove gli acquisti si aggiungono e le vendite riducono le scorte disponibili.
Le vendite, la produzione e i trasferimenti interni riducono l'inventario secondo i fogli delle specifiche delle ricette.
Quando gli ingredienti scendono al di sotto dei livelli di sicurezza, deve essere effettuato un ordine.
È fondamentale comprendere che a livello finanziario, ogni ristorante ha bisogno di flusso di cassa disponibile sufficiente dedicato esclusivamente alla crescita.**
Quando ricevono un'offerta interessante da un fornitore—3 per 2 o il doppio della quantità con il 25% di sconto—la maggior parte dei ristoranti vede solo l'opportunità di ridurre il costo del piatto.
Ma dobbiamo capire che esiste un costo di opportunità quando effettuiamo questo acquisto. Se gli ingredienti che compriamo non vengono venduti subito e dobbiamo conservarli per un po', quel denaro sarà "dormiente" nei nostri magazzini.
Queste sono risorse che vengono sprecate, perché invece di investirle nella crescita del vostro ristorante, rimangono statiche.
2. Siete i Clienti dei Vostri Fornitori—Le Consegne Devono Essere Stabilite da Voi
Le consegne di materie prime interrompono l'attività quotidiana e le operazioni di un ristorante.
È fondamentale comprendere che il momento in cui gli ordini vengono effettuati influenza il tempo di consegna. Essere consapevoli di questa possibilità ci permette di effettuare ordini per adattare le consegne a momenti meno opportuni per il nostro ristorante.
Il primo passo è definire gli obblighi dei fornitori e garantire che gli orari di consegna non interrompano la produzione o il servizio.
È importante stabilire una finestra di ricezione della merce con i vostri fornitori per evitare consegne durante le ore di punta—durante il servizio è caotico.
Anche se i fornitori possono offrire sconti per consegne fuori dalle vostre ore stabilite, non è affatto consigliato: finireste per ricevere ordini senza verifica della qualità e della quantità, documenti di trasporto errati dove perdete più soldi di quanti ne risparmiate.
Coordinate le consegne affinché coincidano con il personale formato per svolgere il controllo della qualità e autorizzato a firmare le fatture.
Lo sforzo e le funzioni si scalano solo quando sono produttivi, e per questo dovete fare i compiti in blocchi di tempo. Dovreste stabilire un momento una volta alla settimana (o due periodi brevi) per rivedere tutti gli ordini di cibo e bevande di tutti gli stabilimenti.
3. Acquistate Ingredienti in Quantità Esatte e al Momento Giusto
Lo spazio è limitato secondo la vostra posizione, e la necessità di più o più grande equipaggiamento refrigerante incide sui costi di stoccaggio.
Inoltre, lo stoccaggio in eccesso influisce sulla velocità operativa: gestire quantità maggiori di materie prime rallenta il controllo dell'inventario e porta al caos nella gestione.
Pertanto, dobbiamo allineare la domanda futura con la storia delle vendite e le previsioni, tenendo conto dello stock attuale in ogni ubicazione.
Gestire la catena di approvvigionamento significa garantire un processo di acquisto semplice, accurato e flessibile che minimizzi gli sprechi, riduca i costi e faciliti il lavoro quotidiano.
Ottimizzare il flusso di approvvigionamento per raggiungere un livello di stock ottimale in ogni ristorante migliora significativamente i margini di profitto e le prestazioni del menu.
Non è magia, è tecnologia. Questo rende gli acquisti semplici e la loro gestione precisa, garantendo ordini esatti indipendentemente dal livello di esperienza del personale.
4. L'Eccellenza Inizia con una Gestione degli Acquisti Impeccabile
La maggior parte dei ristoranti effettua ordini settimanali, quindicinali o mensili a seconda della natura deperibile del cibo.
La frequenza degli ordini deve essere regolata per ottimizzare il controllo dei costi, evitando di immobilizzare capitale in inventario non necessario, ma soprattutto per garantire la massima freschezza degli ingredienti:
I vostri ordini basati su previsioni precise. Stimate la domanda di ingredienti in base alle vendite giornaliere previste. Calcolate le necessità settimanali considerando eventi locali, festività, stagionalità e clima per anticipare i picchi di domanda. Questa pianificazione vi protegge da spiacevoli sorprese.
La qualità dei vostri acquisti determina la freschezza dei vostri piatti. Stabilite livelli minimi di qualità per ogni ingrediente per garantire operazioni fluide, redditizie e coerenti.
Gli ordini dettagliati riflettono la vostra professionalità. Le specifiche precise comunicano le vostre aspettative come cliente. Ad esempio: "50 kg di pomodori pera maturi, calibro medio" dimostra ai vostri fornitori il vostro impegno per la qualità e il suo controllo.
La conferma del fornitore è essenziale. Anche se può sembrare un dettaglio minore, confermare gli ordini previene il caos in cucina e evita di ricorrere a alternative costose dell'ultimo minuto che potrebbero compromettere il livello di esperienza che offrite.
5. La Lista della Spesa: l'Incubo della Cucina.
Il tempo è la nostra risorsa più preziosa.
Quando effettuate ordini manualmente con fogli di carta o Excel, perdete la concentrazione sul vostro vero lavoro nei ristoranti.
Il tracciamento degli ordini nei fogli di calcolo risulta essere l'errore più costoso per un ristorante a causa dell'enorme perdita di tempo che comporta.
È un compito tedioso dover pensare a quali prodotti mancano e calcolare le quantità necessarie di ogni ingrediente.
Attraverso l'analisi della storia delle vendite, possiamo prevedere le esigenze future e bilanciare il livello di stock attuale con la domanda prevista. Questo ci permette di evitare eccessi, rotture di stock e sprechi.
Avere un sistema come Prezo elimina la necessità di confrontare manualmente l'inventario immagazzinato con le esigenze. Il vostro lavoro si semplifica nel rivedere e approvare l'ordine.
Nella gestione di più ubicazioni, è cruciale accelerare gli ordini e ottenere suggerimenti accurati analizzando i livelli di stock in ogni sito. Questo permette di identificare la fonte dello spreco alimentare e controllare i costi, evitando errori costosi.
La gestione degli acquisti dovrebbe essere un lavoro di supervisione, non uno sforzo manuale. Gli strumenti analitici prendono decisioni più velocemente di un essere umano, sfruttando i dati provenienti dai modelli di acquisto e dalle tendenze dei costi.
Ottimizzare la redditività significa anche ridurre il tempo di lavoro. Pertanto, le esigenze di acquisto dovrebbero essere suggerite.
6. Ordini Standardizzati Grazie alle Tendenze di Acquisto
Un approccio reattivo non è sufficiente. È necessario anticipare e gestire i cambiamenti nella nostra catena di approvvigionamento delle materie prime in modo proattivo.
La chiave è condurre un'analisi dettagliata che fornisca una visione chiara delle metriche principali, dei trend e delle variazioni negli acquisti. Questo garantisce che ogni elemento della catena di approvvigionamento funzioni in perfetta sincronizzazione.
Esaminando attentamente ogni aspetto dell'approvvigionamento, saremo in grado di identificare modelli, rilevare aree di miglioramento e scoprire opportunità concrete di risparmio.
Più informazioni incorporiamo nel software e più contenuti storici immagazziniamo, maggiore precisione otteniamo negli acquisti, al punto che gli ordini diventano ricorrenti.
Possiamo determinare con esattezza cosa abbiamo bisogno di ordinare per il servizio dei prossimi giorni.
La redditività aumenta quando ci sono meno sorprese in un ristorante e gli acquisti diventano un processo routinario e sistematico.
La comunicazione inefficiente con i fornitori attraverso chiamate ed email è un'altra grande perdita di tempo, che di solito genera più confusione che chiarezza quando si effettuano acquisti efficienti.
7. Rilevano Cambiamenti nei Prezzi di Acquisto
La maggior parte dei fornitori approfittano della vostra incapacità di rilevare sottili aumenti di prezzo. A volte cambiano il formato del prodotto, modificano la qualità o semplicemente aumentano un po' il prezzo.
Questi cambiamenti hanno un impatto cumulativo significativo.
Gli aumenti nei prezzi delle materie prime riducono direttamente i margini di profitto dei piatti, quindi è essenziale monitorare i cambiamenti nei prezzi di acquisto.
È essenziale confrontare i nuovi prezzi con quelli stabiliti nelle vostre ricette e configurare avvisi che vi notifichino quando la redditività dei prodotti viene colpita.
La gestione degli acquisti è un lavoro di precisione matematica, non di sensazioni.
Rivedete la vostra storia di acquisti per identificare aree di miglioramento e ottimizzare i processi. Generatee rapporti dettagliati della storia di acquisti per materia prima e fornitore.
Capacitate i Vostri Team
Come leader di ristorante, la vostra missione è aiutare i vostri team di cucina e bar a gestire la catena di approvvigionamento in modo più agile.
È fondamentale enfatizzare l'importanza della prevenzione degli sprechi e della gestione degli acquisti.
Coinvolgendo i collaboratori nel processo decisionale—oltre il servizio al cliente o lo sviluppo dei prodotti—state creando una cultura in cui si sentono parte integrante della catena di approvvigionamento delle materie prime. Questo aumenta il loro impegno verso la missione del vostro ristorante e migliora la loro soddisfazione e il senso di valore.
Conclusione
La gestione degli acquisti è fondamentale per il successo di qualsiasi ristorante e richiede un equilibrio preciso tra flessibilità, strategia e adattabilità.
Ogni ingrediente rappresenta una decisione strategica che definisce l'esperienza gastronomica.
Gli ordini in eccesso generano sprechi, mentre la scarsità causa perdita di vendite.
Solo attraverso il monitoraggio rigoroso, la pianificazione anticipatoria e la corretta formazione del personale, potrete massimizzare la crescita del vostro ristorante.
L'obiettivo va oltre ridurre i costi: si tratta di massimizzare il valore di ogni prodotto.
La gestione efficiente degli acquisti richiede un apprendimento continuo e un adattamento alle dinamiche del mercato per ottimizzare la redditività.
Le decisioni basate su dati aggiornati in tempo reale garantiscono che tutti gli ingredienti vengano acquistati in quantità esatte.
Quando i dati sono centralizzati e facilmente accessibili, il risparmio in tempo di gestione è significativo.
