Encontrar fornecedores fiáveis e negociar contratos de fornecimento é uma parte importante do processo, mas essa é a parte externa do seu restaurante. A verdadeira mágica está em saber gerir as partes internas do processo e como as compras circulam pelo seu negócio.
Neste artigo, explico-lhe como otimizar a sua gestão de compras, os pontos-chave que deve considerar, erros frequentes e como a tecnologia está a mudar a forma como as gerimos.
Por Que a Gestão de Compras é Tão Importante?
A gestão de compras em restaurantes não é simplesmente "comprar ingredientes". Na realidade, é uma função estratégica que deve ser meticulosamente planeada para permitir o crescimento de um restaurante:
- Consiste em adaptar-se às flutuações de preços do mercado.
- Manter as operações funcionando sem problemas, garantindo entregas pontuais.
- Implica equilibrar orçamentos com o fluxo de caixa para não abrandar o crescimento.
A eficácia das compras influencia diretamente a rentabilidade, satisfação do cliente e reputação do seu restaurante.
Compreender a Gestão de Compras
A gestão de compras em restaurantes é um processo contínuo que se repete e muda constantemente.
Não é algo que possamos configurar e esquecer porque varia com a procura de produtos, portanto não é uma tarefa isolada—é transversal ao negócio e a todas as áreas.
O objetivo é manter níveis ótimos de inventário sem excessos nem desperdícios.
Nunca podemos ficar sem um ingrediente no inventário. Ter de dizer a um cliente que não temos um produto depois de ele ter passado alguns minutos a decidir o que pedir destrói completamente a sua experiência e prejudica a nossa reputação profissional.
Mas por outro lado, acumular existências em excesso implica custos de oportunidade, custos de armazenamento e custos energéticos.
Quer seja um pequeno restaurante ou uma cadeia de estabelecimentos, as dicas que aqui oferecemos são válidas para todos os tamanhos e modelos de negócio.
Explicamos aqui como otimizar a sua gestão de compras para que seja um processo funcionando eficientemente:
1. Compre de Acordo com a Sua Procura, Não Conforme as Ofertas dos Fornecedores
É essencial manter as quantidades ótimas de stock, evitando tanto o excesso como a escassez de existências.
Isto é calculado através do consumo de matérias-primas, graças à combinação dos dados históricos de vendas e dos registos de inventário que realizamos.
Através da monitorização de stocks, utilizando o que é conhecido como método de inventário perpétuo, onde as compras são adicionadas e as vendas reduzem os stocks disponíveis.
As vendas, a produção e as transferências internas reduzem o inventário de acordo com as folhas de especificação de receitas.
Quando os ingredientes caem abaixo dos níveis de segurança, uma encomenda deve ser colocada.
É fundamental compreender que a nível financeiro, todo o restaurante necessita de fluxo de caixa disponível suficiente dedicado exclusivamente ao crescimento.**
Quando recebem uma oferta atraente de um fornecedor—3 por 2 ou quantidade dupla com 25% de desconto—a maioria dos restaurantes apenas vê a oportunidade de reduzir o custo do prato.
Mas devemos compreender que existe um custo de oportunidade quando fazemos esta compra. Se os ingredientes que compramos não forem vendidos em breve e tivermos de os armazenar por um tempo, esse dinheiro estará "adormecido" nos nossos armazéns.
Estes são recursos a ser desperdiçados, porque em vez de investir no crescimento do seu restaurante, estão estáticos.
2. Você é o Cliente dos Seus Fornecedores—As Entregas Devem Ser Estabelecidas por Si
As entregas de matérias-primas interrompem a atividade diária e as operações de um restaurante.
É fundamental compreender que o momento em que as encomendas são colocadas afeta o tempo de entrega. Estar consciente desta possibilidade permite-nos colocar encomendas para ajustar as entregas a momentos menos inoportunos para o seu restaurante.
O primeiro passo é definir as obrigações dos fornecedores e garantir que os horários de entrega não interrompam a produção ou o serviço.
É importante estabelecer uma janela de receção de mercadorias com os seus fornecedores para evitar entregas durante as horas de pico—durante o serviço é caótico.
Embora os fornecedores possam oferecer descontos por entregas fora do horário definido pelo seu restaurante, não é recomendado: acabará por receber encomendas sem verificação de qualidade e quantidade, notas de entrega incorretas onde perde mais dinheiro do que poupa.
Coordene as entregas para que coincidam com a equipa treinada para realizar o controlo de qualidade e autorizada para assinar faturas.
O esforço e as funções apenas escalam quando são produtivos, e para isso tem de fazer tarefas em blocos de tempo. Deve estabelecer um momento uma vez por semana (ou dois períodos curtos) para rever todas as encomendas de alimentos e bebidas de todos os estabelecimentos.
3. Compre Ingredientes em Quantidades Exatas e no Momento Correto
O espaço é limitado de acordo com o seu local, e a necessidade de mais ou maior equipamento de refrigeração afeta os custos de armazenamento.
Além disso, o armazenamento em excesso afeta a velocidade operacional: gerir maiores quantidades de matérias-primas abrandará o controlo de inventário e levará ao caos na gestão.
Portanto, devemos alinhar a procura futura com o histórico de vendas e previsões, tendo em conta o stock atual em cada local.
Gerir a cadeia de abastecimento significa garantir um processo de compra simples, preciso e flexível que minimize o desperdício, reduza custos e facilite o trabalho diário.
Otimizar o fluxo de abastecimento para alcançar um nível ótimo de stock em cada restaurante melhora significativamente as margens de lucro e o desempenho do cardápio.
Não é mágica, é tecnologia. Isto torna as compras simples e a sua gestão precisa, garantindo encomendas exatas independentemente do nível de experiência da equipa.
4. A Excelência Começa com uma Gestão de Compras Impecável
A maioria dos restaurantes coloca encomendas semanais, quinzenais ou mensais dependendo da natureza perecível dos alimentos.
A frequência de encomendas deve ser ajustada para otimizar o controlo de custos, evitando imobilizar capital em inventário desnecessário, mas mais importante, para garantir a máxima frescura dos ingredientes:
As suas encomendas baseadas em previsões precisas. Estime a procura de ingredientes com base nas vendas diárias esperadas. Calcule as necessidades semanais considerando eventos locais, feriados, sazonalidade e clima para antecipar picos de procura. Este planeamento protege-o de surpresas desagradáveis.
A qualidade das suas compras determina a frescura dos seus pratos. Defina níveis mínimos de qualidade para cada ingrediente para garantir operações suaves, lucrativas e consistentes.
Encomendas detalhadas refletem a sua profissionalidade. Especificações precisas comunicam as suas expectativas como cliente. Por exemplo: "50 kg de tomates pera maduros, calibre médio" demonstra aos seus fornecedores o seu compromisso com a qualidade e seu controlo.
A confirmação do fornecedor é essencial. Embora possa parecer um detalhe menor, confirmar as encomendas evita caos na cozinha e evita recorrer a alternativas caras de última hora que possam prejudicar o nível de experiência que oferece.
5. A Lista de Compras: o Pesadelo da Cozinha.
O tempo é o nosso recurso mais valioso.
Ao colocar encomendas manualmente com folhas de papel ou Excel, perdemos o foco no nosso verdadeiro trabalho nos restaurantes.
O rastreamento de encomendas em folhas de cálculo acaba por ser o erro mais dispendioso para um restaurante devido à enorme perda de tempo que implica.
É uma tarefa tediosa ter de pensar em quais produtos faltam e calcular as quantidades necessárias de cada ingrediente.
Através da análise do histórico de vendas, podemos prever as necessidades futuras e equilibrar o nível de stock atual com a procura esperada. Isto permite-nos evitar excessos, rupturas de stock e desperdícios.
Ter um sistema como Prezo elimina a necessidade de comparar manualmente o inventário armazenado com as necessidades. O seu trabalho é simplificado para rever e aprovar a encomenda.
Na gestão de múltiplas localizações, é crucial acelerar as encomendas e obter sugestões precisas através da análise dos níveis de stock em cada local. Isto permite identificar a origem do desperdício de alimentos e controlar custos, evitando erros dispendiosos.
A gestão de compras deve ser um trabalho de supervisão, não um esforço manual. As ferramentas analíticas tomam decisões mais rápidas do que um ser humano, aproveitando dados de padrões de compra e tendências de custos.
Otimizar a rentabilidade também significa reduzir o tempo de trabalho. Portanto, as necessidades de compra devem ser sugeridas.
6. Encomendas Padronizadas Graças às Tendências de Compra
Uma abordagem reativa não é suficiente. É necessário antecipar e gerir as mudanças na nossa cadeia de abastecimento de matérias-primas de forma proativa.
A chave é realizar uma análise detalhada que proporcione uma visão clara das métricas principais, tendências e variações nas compras. Isto garante que cada elemento da cadeia de abastecimento funcione em perfeita sincronização.
Ao examinar cuidadosamente cada aspeto do aprovisionamento, seremos capazes de identificar padrões, detetar áreas de melhoria e descobrir oportunidades concretas de poupança.
Quanto mais informação incorporamos no software e mais conteúdo histórico armazenamos, maior precisão alcançamos nas compras, ao ponto em que as encomendas se tornam recorrentes.
Podemos determinar com exatidão o que precisamos de encomendar para o serviço dos próximos dias.
A rentabilidade aumenta quando há menos surpresas num restaurante e as compras se tornam um processo rotineiro e sistemático.
A comunicação ineficiente com os fornecedores através de chamadas e emails é outra grande perda de tempo, que geralmente gera mais confusão do que clareza ao fazer compras eficientes.
7. Detete Mudanças nos Preços de Compra
A maioria dos fornecedores aproveita-se da sua incapacidade de detetar aumentos subtis de preços. Por vezes, mudam o formato do produto, modificam a qualidade ou simplesmente aumentam um pouco o preço.
Estas mudanças têm um impacto cumulativo significativo.
Os aumentos de preços nas matérias-primas reduzem diretamente as margens de lucro dos pratos, portanto é essencial monitorizar mudanças nos preços de compra.
É essencial comparar os novos preços com aqueles estabelecidos nas suas receitas e configurar alertas que o notifiquem quando a rentabilidade dos produtos é afetada.
A gestão de compras é um trabalho de precisão matemática, não de sensações.
Revise o seu histórico de compras para identificar áreas de melhoria e otimizar processos. Gere relatórios detalhados do histórico de compras por matéria-prima e fornecedor.
Capacite as Suas Equipas
Como líder de restaurante, a sua missão é ajudar as suas equipas de cozinha e bar a gerir a cadeia de abastecimento de forma mais ágil.
É fundamental enfatizar a importância da prevenção de desperdícios e gestão de compras.
Ao envolver colaboradores na tomada de decisões—para além do atendimento ao cliente ou desenvolvimento de produtos—está a criar uma cultura onde se sentem parte integral da cadeia de abastecimento de matérias-primas. Isto aumenta o seu compromisso com a missão do seu restaurante e melhora a sua satisfação e sentido de valor.
Conclusão
A gestão de compras é fundamental para o sucesso de qualquer restaurante e requer um equilíbrio preciso entre flexibilidade, estratégia e adaptabilidade.
Cada ingrediente representa uma decisão estratégica que define a experiência gastronómica.
Encomendas em excesso geram desperdício, enquanto a escassez causa perda de vendas.
Apenas através de monitorização rigorosa, planeamento antecipatório e formação adequada da equipa conseguirá maximizar o crescimento do seu restaurante.
O objetivo vai além de reduzir custos: trata-se de maximizar o valor de cada produto.
A gestão eficiente de compras requer aprendizagem contínua e adaptação à dinâmica do mercado para otimizar a rentabilidade.
As decisões baseadas em dados atualizados em tempo real garantem que todos os ingredientes são adquiridos em quantidades exatas.
Quando os dados são centralizados e facilmente acessíveis, a poupança em tempo de gestão é significativa.
