A faturação eletrónica está a tornar-se obrigatória para transações entre empresas (B2B) em toda a Europa. Países como França, Alemanha e Bélgica já têm um calendário definido para implementação de e-faturas. E Espanha também está na fase de implementação desta transformação digital. Claro que as novas regras fiscais também incluem faturação eletrónica no canal HORECA.
Embora muito se fale sobre os benefícios da faturação eletrónica para reduzir fraude fiscal e melhorar a precisão de dados fiscais reportados às autoridades, existem também múltiplas vantagens para as próprias empresas.
A digitalização do back-office e do fluxo da cadeia de abastecimento representa um grande avanço para o canal HORECA, e pode revolucionar a forma como as empresas se relacionam com os seus fornecedores e vice-versa.
Neste artigo explicamos como será implementada a faturação eletrónica em Espanha e os impactos positivos da digitalização para empresas de restauração e hotelaria.
A Lei Crea y Crece em Espanha
A Lei 18/2022, conhecida como Lei Crea y Crece, tem como objetivo impulsionar o crescimento empresarial em Espanha. Um dos seus mandatos chave é a obrigatoriedade de uso de faturação eletrónica em todas as transações B2B.
Isto não apenas permite às empresas enviar e receber faturas de forma mais rápida, mas também garante uma conexão fluida entre elas. A digitalização reduz custos e melhora a transparência entre empresários e a Agência Fiscal.
A Lei Crea y Crece foi publicada no Diário Oficial do Estado em 29 de setembro de 2022 e entrou em vigor em 19 de outubro do mesmo ano. Contudo, a exigência de usar faturação eletrónica em transações B2B depende de um regulamento específico ainda pendente de aprovação definitiva.
O Ministério da Economia já divulgou um rascunho do regulamento que desenvolve esta obrigação, mas a sua aprovação final ainda está em processo. De acordo com o estabelecido na lei, estes serão os prazos de implementação:
Empresas com faturação > €8M:
- Faturação eletrónica e reporte de estado de faturas: 12 meses desde publicação da Ordem Técnica Ministerial.
- Durante o primeiro ano de faturação eletrónica obrigatória, a e-fatura deve ser acompanhada de um PDF, a menos que o receptor renuncie.
Empresas com faturação < €8M:
- Faturação eletrónica: 24 meses desde publicação da Ordem Técnica Ministerial.
- Reporte de estado de faturas: 36 meses desde publicação da Ordem Técnica Ministerial.
Embora a publicação da Ordem Técnica Ministerial seja o ponto de partida oficial para contagem de prazos, as empresas já podem começar a rever e adaptar a forma como emitem e recebem faturas. Esta legislação também pode ser a porta de entrada para transformação digital muito necessária de todas as tarefas de back-office e como a sua eficiência afecta as operações de front-office.
Para além da implementação de faturação eletrónica, haverá também obrigatoriedade de usar software de faturação certificado, ou SIF (Sistema Informático de Facturación). Um SIF suporta todo o processo de faturação eletrónica e pode remeter automaticamente faturas emitidas à administração fiscal se integrado com Verifactu. Esta plataforma permite apresentação de faturas eletrónicas e facilita comunicação com a administração fiscal.
Digitalização do Back-Office
As empresas do canal HORECA usualmente trabalham com múltiplos fornecedores e sistemas. Contudo, muitas delas ainda enfrentam o desafio de integrar eficientemente o seu ERP e todas as suas transações para atender as suas necessidades. A digitalização do back-office é a resposta à automatização de tarefas ainda realizadas manualmente.
Isto envolve usar ferramentas digitais e software para gerir catálogos de fornecedores, inventário, custos de receita, emitir encomendas, aprovar notas de entrega, e enviar faturas eletrónicas a todos os fornecedores na cadeia de abastecimento.
Com transformação digital do back-office, as empresas podem beneficiar de rastreabilidade de encomendas, notas de entrega e faturas, aumento de lucros, redução de trabalho manual, e minimização de erros.
A gestão de documentos em papel pode gerar várias ineficiências, tais como disputas sobre notas de entrega, ciclos longos de pagamento e cobro, discrepâncias e rejeição de faturas que afectam o fluxo de caixa e deterioram relações com fornecedores.
A digitalização do back-office permite a compradores e fornecedores automatizar tarefas diárias tais como gestão de compras e inventário, troca de encomendas, notas de entrega eletrónicas e auto-notas, emissão e recepção de faturas, automatização do processamento de faturas, reconciliação, e até pagamento. Esta transformação proporciona informação atualizada a todo o momento, promovendo gestão mais eficiente de preços, referências de produtos, stock, mercadorias recebidas, e muito mais.
Transformação Digital do Canal HORECA
A faturação eletrónica, cada vez mais impulsionada por regulamentações, apresenta-se como a pedra angular desta transformação digital. Mas mesmo antes da implementação oficial de faturação eletrónica no canal HORECA, muitas empresas já escolheram digitalizar o seu back-office e aproveitar a eficiência que oferece. Na prática, para uma cadeia de restaurantes em Espanha isto significa conseguir abrir novos estabelecimentos e expandir sem necessidade de ampliar a equipa administrativa e processar automaticamente mais de 10.000 faturas e vários milhares de encomendas e notas de entrega no primeiro ano após transformação digital.
Para ajudar as empresas neste processo, existem vários fornecedores de tecnologia especializados no setor dedicados a automatizar processos e permitir que as empresas se concentrem no que realmente importa.
Estas soluções não apenas digitalizam e centralizam tarefas tais como controlo de stock, encomendas, finanças, e logística num único lugar, mas também se integram entre si e com sistemas de gestão, para criar um ecossistema de back-office que se comunica perfeitamente para aumentar eficiência.
Por mais de 25 anos, Voxel tem oferecido a sua solução Bavel Procurement a empresas na Europa e República Dominicana. A plataforma Bavel fornece acesso a um ecossistema de compradores, fornecedores, parceiros tecnológicos, e sistemas de gestão através de uma única integração.
Com mais de 150 sistemas PMS e ERP conectados à sua rede, Voxel permite às empresas centralizar os seus processos de back-office e beneficiar de emissão e recepção automática, cobro, reconciliação, e aprovação de faturas, otimizando assim as suas entregas e pagamentos.
