Optimizar y estandarizar el proceso de gestión de compras de un restaurante es una de las oportunidades más grandes para superar las dificultades actuales de inflación y reducción de márgenes de rentabilidad.

Encontrar proveedores fiables y negociar contratos de suministro es una parte importante del proceso, pero esa es la parte externa a tu restaurante. La magia está en saber gestionar la parte de proceso que ocurren dentro de tu negocio y como las compras fluyen a través de él.

En este artículo te explico como optimizar la gestión de tus compras, los puntos claves que debes considerar, errores frecuentes y cómo la tecnología está cambiando la forma de gestionarlas.

¿Por qué es tan importante la gestión de compras?

La gestión de compras en restaurantes no es simplemente "comprar ingredientes". En realidad es una función estratégica que debe ser meticulosamente planificada para permitir el crecimiento de un restaurante:

• Consiste en adaptarse a las fluctuaciones de precios del mercado.
• Mantener las operaciones funcionando sin contratiempos, asegurando las entregas a tiempo.
• Implica equilibrar los presupuestos con el flujo de caja para no ralentizar el crecimiento.

La efectividad de las compras influye directamente en la rentabilidad, satisfacción del cliente y reputación del restaurante.

Entendiendo la gestión de compras

La gestión de las compras en los restaurantes es un proceso continuo que se repite y cambia.

No es algo que podamos configurar y olvidarnos porque varía con la demanda de productos, de manera que tampoco es una tarea aislada, es transversal al negocio y a todas las áreas.

El objetivo es mantener niveles óptimos de inventario sin excesos ni desperdicios.

No podemos quedarnos nunca sin algún ingrediente en el inventario. Tener que decir a un cliente que no tenemos un producto después de que se haya pasado unos minutos decidiendo que pedir, destruye su experiencia por completo y daña nuestra marca a nivel profesional.

Pero por otra parte, acumular existencias en exceso conlleva costes de oportunidad, de almacenamiento y de energía.

Seas un pequeño restaurante o una cadena de establecimientos, los consejos que aquí brindamos son válidos para todos los tamaños y modelos de negocio.

Te explicamos como optimizar la gestión de compras que sea un proceso que funciona eficientemente:

1. Compra según tu demanda y no según la oferta de los proveedores

Es esencial mantener las cantidades óptimas de stocks, evitando tanto el exceso como la escasez de existencias.

Esto se calcula mediante el consumo de materias primas, gracias a combinar los datos históricos de ventas y los inventarios que realizamos.

Haciendo un seguimiento de los stocks, a través del conocido como método de inventario perpetuo, donde las compras se suman y las ventas van reduciendo los stocks disponibles.

Las ventas, la producción y las transferencias internas reducen el inventario según las hojas de especificaciones de recetas.

Cuando los ingredientes caen por debajo de los niveles de seguridad, se debe realizar el pedido.

Es fundamental entender que nivel financiero, todo restaurante necesita de disponible suficiente (flujo de caja) destinado exclusivamente a crecer.

Cuando reciben un jugosa oferta de un proveedores de compra 3x2 o compra el doble con un 25% de descuento, la mayoría de restaurantes sólo ven la oportunidad de reducir el coste del escandallo.

Pero debemos entender que existe un coste de oportunidad cuando realizamos esta compra. Si los ingredientes que compramos no se venden pronto y los tenemos que almacenar durante un tiempo, será dinero que estará “durmiendo” en nuestros almacenes.

Estos son recursos que se están desperdiciando, porque en vez de invertirlos en el crecimiento de tu restaurante, están estáticos.

2. Eres el cliente de tus proveedores, las entregas debes establecerlas tú

Las entregas de materias primas interrumpen la actividad diaria y la operativa de un restaurante.

Es fundamental entender que el momento en el que se hacen los pedidos, afectan al momento de la entrega. Ser consciente de esta posibilidad, nos permite realizar pedidos para ajustar las entregas a momentos menos inoportunos para nuestro restaurante.

El primer paso es definir las obligaciones de los proveedores y garantiza que los horarios de entrega no interrumpan la producción o el servicio.

Es importante establecer una ventana de recepción de mercancías con tus proveedores para evitar entregas durante las horas pico — durante un servicio es caótico.

Aunque los proveedores ofrezcan descuentos por entregas fuera del horario marcado por tu restaurante, no es nada recomendable: acabarás recibiendo pedidos sin verificación de calidad y cantidad, albaranes erróneos donde se pierde más dinero del que ahorras.

Coordina las entregas para que coincidan con el personal capacitado para realizar el control de calidad y autorizado para firmar las facturas.

El esfuerzo y las funciones sólo escalan cuando son productivas y para eso hay que hacer las tareas por bloques de tiempo. Deberías establecer un momento a la semana (o dos cortos) para revisar todos los pedidos de alimentos y bebidas de todos los establecimientos.

3. Comprar los ingredientes en las cantidades exactas y en el momento preciso

El espacio es limitado según tu local, y la necesidad de contar con más equipos de frío o más amplios afecta a los costes de almacenamiento.

Además, el exceso de almacenamiento afecta a la velocidad operativa: gestionar mayores cantidades de materias primas ralentiza el control de inventario y lleva a un descontrol en la gestión.

Por eso debemos alinear la demanda futura con el historial de ventas y su previsión, teniendo en cuenta el stock actual de cada ubicación.

Gestionar la cadena de suministro significa garantizar un proceso de compras sencillo, preciso y flexible que minimice el desperdicio, reduzca los costes y facilite el trabajo diario.

Optimizar el flujo de suministro hasta alcanzar un nivel óptimo de stock en cada restaurante mejora significativamente los márgenes de beneficio y el rendimiento del menú.

No es magia, es tecnología. Esta hace que las compras sean sencillas y su gestión precisa, garantizando pedidos exactos sin importar el nivel de experiencia del personal.

4. La excelencia empieza con una gestión de compras impecable

La mayoría de restaurantes realizan pedidos semanales, quincenales o mensuales según la naturaleza perecedera de los alimentos.

La frecuencia de pedidos debe ajustarse para optimizar el control de costes, evitando inmovilizar capital en inventario innecesario, pero sobre todo, para garantizar la máxima frescura en ingredientes:

• Tus pedidos basados en previsiones precisas. Estima la demanda de ingredientes según las ventas previstas diarias. Calcula las necesidades semanales considerando eventos locales, festivos, estacionalidad y clima para anticiparte a los picos de demanda. Esta planificación te protege de sorpresas desagradables.
• La calidad de tus compras determina la frescura de tus platos. Establece niveles mínimos de calidad para cada ingrediente para garantizar una operación fluida, rentable y consistente.
• Los pedidos detallados reflejan tu profesionalidad. Las especificaciones precisas comunican tus expectativas como cliente. Por ejemplo: "50 kg de tomates pera maduros, calibre medio" demuestra a tus proveedores tu compromiso con la calidad y su control.
• La confirmación del proveedor es esencial. Aunque parezca un detalle menor, confirmar los pedidos previene el caos en la cocina y evita recurrir a alternativas costosas de última hora que hagan peligrar el nivel de la experiencia que ofreces.

5. La lista de la compra: la pesadilla en la cocina.

El tiempo es nuestro recurso más valioso.

Al hacer pedidos manualmente con hojas de papel o Excel, perdemos el foco de nuestro verdadero trabajo en los restaurantes.

El seguimiento de pedidos en hojas de cálculo resulta ser el error más costoso para un restaurante debido a la enorme pérdida de tiempo que conlleva.

Es una tarea tediosa tener que pensar qué productos faltan y calcular las cantidades necesarias de cada ingrediente.

Mediante el análisis del historial de ventas, podemos pronosticar las necesidades futuras y equilibrar el nivel de stock actual con la demanda prevista. Esto nos permite evitar excesos, roturas de stock y desperdicios.

Disponer de un sistema como Prezo elimina la necesidad de comparar manualmente el inventario almacenado con las necesidades. Tu trabajo se simplifica a revisar y aprobar el pedido.

En la gestión de múltiples ubicaciones, es crucial agilizar los pedidos y obtener sugerencias precisas analizando los niveles de stock en cada local. Esto permite identificar el origen del desperdicio de alimentos y controlar los costes, evitando errores costosos.

La gestión de compras debe ser una labor de supervisión, no de esfuerzo manual. Las herramientas analíticas toman decisiones más rápidas que un ser humano, aprovechando los datos de patrones de compra y tendencias de costes.

Optimizar la rentabilidad significa también reducir el tiempo de trabajo. Por ello, las necesidades de compra deben ser sugeridas**.**

6. Pedidos estandarizados gracias a las tendencias de compras

Una actitud reactiva no es suficiente. Es necesario anticipar y gestionar los cambios en nuestra cadena de suministro de materias primas de manera proactiva.

La clave está en realizar un análisis detallado que proporcione una visión clara de las métricas principales, tendencias y variaciones en las compras. Esto asegura que cada elemento de la cadena de suministro funcione en perfecta sincronía.

Al examinar minuciosamente cada aspecto del aprovisionamiento, podremos identificar patrones, detectar áreas de mejora y descubrir oportunidades concretas de ahorro.

Cuanta más información incorporamos en un software y más contenido histórico almacenamos, mayor precisión logramos en las compras, hasta el punto de que los pedidos se vuelven recurrentes.

Podemos determinar con exactitud qué necesitamos pedir para el servicio de los próximos días.

La rentabilidad aumenta cuando hay menos sorpresas en un restaurante y las compras se convierten en un proceso rutinario y sistemático.

La comunicación ineficiente con los proveedores a través de llamadas y correos electrónicos es otra gran pérdida de tiempo, que suele generar más confusión que claridad a la hora de realizar compras eficientes.

7. Detecta cambios en los precios de compra

La mayoría de proveedores juegan con tu capacidad de detectar las sutiles subidas de precios. A veces cambian el formato del producto, modifican la calidad o simplemente aumentan un poco el precio.

Estos cambios tienen un impacto acumulativo significativo.

Las subidas en los precios de las materias primas reducen directamente los márgenes de beneficios de los escandallos, por lo que es fundamental controlar los cambios en los precios de compra.

Es esencial comparar los nuevos precios con los establecidos en nuestros escandallos y configurar alertas que nos avisen cuando la rentabilidad de los productos se ve afectada.

La gestión de compras es un trabajo de precisión matemática, no de sensaciones.

Revisa tu historial de compras para identificar áreas de mejora y optimizar procesos. Genera informes detallados del historial de compras por materia prima y proveedor.

Empodera a tus equipos

Como líder de restaurantes, tu misión es ayudar a tus equipos de cocina y barra a gestionar la cadena de suministro de forma más ágil.

Es fundamental enfatizar la importancia de la prevención del desperdicio y la gestión de compras.

Al involucrar a los colaboradores en la toma de decisiones —más allá del servicio al cliente o la elaboración de productos— estás creando una cultura donde se sienten parte integral de la cadena de suministro de materias primas. Esto aumenta su compromiso con la misión del restaurante y mejora su satisfacción y sentido de valoración.

Conclusión

La gestión de compras es fundamental para el éxito de cualquier restaurante y requiere un equilibrio preciso entre flexibilidad, estrategia y adaptabilidad.

Cada ingrediente representa una decisión estratégica que define la experiencia gastronómica.

Un exceso de pedidos genera desperdicios, mientras que la escasez provoca pérdida de ventas.

Solo a través de un seguimiento riguroso, una planificación anticipada y la formación adecuada del personal, lograrás maximizar el crecimiento de tu restaurante.

El objetivo va más allá de reducir costes: se trata de maximizar el valor de cada producto.

Una gestión de compras eficiente exige aprendizaje continuo y adaptación a las dinámicas del mercado para optimizar la rentabilidad.

Las decisiones basadas en datos actualizados en tiempo real garantizan que todos los ingredientes se adquieran en las cantidades exactas.

Cuando los datos están centralizados y son fácilmente accesibles, el ahorro en tiempo de gestión es significativo.

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